1. Siapa yang bertanggung jawab atas data Anda
Pengendali Data Pribadi adalah [REGISTERED LEGAL NAME], yang menjalankan usaha dengan nama [BUSINESS NAME].
| Keterangan | Isi |
|---|---|
| Nama badan hukum | [REGISTERED LEGAL NAME] |
| Alamat | [FULL BUSINESS ADDRESS] |
| Kontak privasi | [PRIVACY EMAIL] |
| Telepon | [BUSINESS PHONE] |
| Nomor WhatsApp Business | [WHATSAPP NUMBER] |
| Situs web | [https://your-domain.com] |
Kami yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan data pribadi Anda. Jika ada pertanyaan mengenai kebijakan ini, hubungi kami melalui kontak di atas dan kami akan menjawab dalam waktu 14 hari.
2. Cakupan kebijakan ini
Kebijakan ini mencakup percakapan Anda dengan kami melalui WhatsApp menggunakan WhatsApp Business Platform (Cloud API) dari Meta, serta penggunaan situs web ini.
WhatsApp dioperasikan oleh Meta, bukan oleh kami. Penggunaan aplikasi WhatsApp Anda juga tunduk pada Kebijakan Privasi WhatsApp. Kami hanya bertanggung jawab atas apa yang kami lakukan terhadap pesan setelah pesan itu sampai kepada kami.
3. Data yang kami kumpulkan
Ketika Anda mengirim pesan ke nomor WhatsApp Business kami, Meta mengirimkan data berikut ke sistem kami:
- Nomor telepon Anda dalam format internasional, yang disebut WhatsApp ID.
- Nama profil WhatsApp Anda, jika pengaturan privasi Anda menampilkannya kepada akun bisnis.
- Isi pesan Anda: teks, gambar, video, audio, dokumen, stiker, lokasi, kartu kontak, reaksi, dan balasan.
- Metadata pesan: ID pesan, waktu pengiriman, apakah pesan merupakan balasan, serta status terkirim dan dibaca untuk pesan yang kami kirim kepada Anda.
- Konteks grup, apabila pesan dikirim di dalam grup WhatsApp yang dibuat oleh nomor bisnis kami. Dalam hal ini kami juga menerima ID grup dan dapat melihat siapa saja anggotanya.
Ketika Anda menggunakan situs web ini, kami juga memproses sedikit data teknis: cookie yang mengingat tema tampilan dan posisi sidebar, serta sesi autentikasi untuk akun staf. Kami tidak menggunakan cookie iklan maupun pelacakan lintas situs.
Kami tidak meminta dan tidak menginginkan nomor kartu pembayaran, kata sandi, NIK atau nomor identitas kependudukan, maupun informasi kesehatan melalui WhatsApp. Mohon jangan mengirimkannya. Jika terlanjur terkirim, akan kami hapus.
4. Tujuan pemrosesan dan dasar hukumnya
| Tujuan | Dasar hukum |
|---|---|
| Menjawab pertanyaan Anda dan menyediakan layanan yang Anda minta | Pelaksanaan perjanjian, atau permintaan Anda sebelum perjanjian dibuat |
| Meneruskan pesan Anda ke tim internal yang tepat | Kepentingan sah kami untuk menangani permintaan secara efisien |
| Mengirim informasi layanan terkait pesanan atau permintaan Anda | Pelaksanaan perjanjian |
| Mengirim pesan promosi | Persetujuan Anda, yang dapat ditarik sewaktu-waktu |
| Menyimpan catatan percakapan untuk penyelesaian sengketa dan pembukuan | Kewajiban hukum dan kepentingan sah |
| Melindungi sistem kami dari penyalahgunaan dan penipuan | Kepentingan sah untuk keamanan |
Kami memproses data Anda berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), khususnya Pasal 20 mengenai dasar pemrosesan.
5. Pemrosesan otomatis dan penerusan internal
Perlu Anda ketahui bahwa sebagian penanganan pesan berjalan otomatis:
- Tanda dibaca otomatis. Pesan masuk dapat ditandai sebagai sudah dibaca secara otomatis.
- Balasan otomatis. Anda mungkin menerima pesan konfirmasi yang dibuat oleh sistem, bukan ditulis langsung oleh petugas.
- Penerusan internal. Berdasarkan aturan yang kami konfigurasikan, isi pesan Anda beserta nomor telepon dan nama profil Anda dapat diteruskan secara otomatis ke grup WhatsApp internal staf kami, agar rekan yang tepat dapat menanganinya.
Penerusan internal berarti pesan Anda dapat dibaca oleh anggota tim kami selain orang yang pertama Anda hubungi. Kami hanya meneruskan ke grup yang dioperasikan oleh nomor bisnis kami sendiri, dan hanya kepada staf yang membutuhkannya untuk bekerja. Kami tidak pernah meneruskan pesan Anda kepada pelanggan lain atau ke grup yang tidak kami kendalikan.
Pemrosesan otomatis ini tidak menghasilkan keputusan hukum atau keputusan yang berdampak signifikan terhadap Anda. Substansi jawaban kami selalu menjadi tanggung jawab manusia.
7. Transfer data ke luar negeri
Karena WhatsApp dioperasikan oleh Meta, pesan Anda diproses di server di luar Indonesia, termasuk di Amerika Serikat dan Uni Eropa. Sesuai Pasal 56 UU PDP, kami hanya mentransfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia apabila negara penerima memiliki tingkat pelindungan yang setara atau terdapat pelindungan yang memadai. Untuk Meta, pelindungan tersebut berupa ketentuan kontraktual yang dirujuk di atas.
8. Berapa lama data disimpan
Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan. Sistem kami menerapkan batas berikut secara otomatis:
| Data | Masa simpan |
|---|---|
| Isi pesan dan riwayat percakapan | Disimpan sampai batas jumlah pesan terbaru tertentu, setelah itu yang paling lama dihapus permanen. Batas saat ini: 5.000 pesan. |
| Log teknis pengiriman dari Meta | Batas saat ini: 2.000 kejadian terbaru, selebihnya dihapus otomatis. |
| Nomor telepon dan nama profil dalam catatan kontak kami | Selama Anda masih menjadi kontak aktif, lalu dihapus atas permintaan atau bila tidak lagi diperlukan. |
| Catatan untuk keperluan perpajakan dan pembukuan | Selama diwajibkan hukum Indonesia, umumnya 10 tahun untuk dokumen pembukuan. |
| Cookie situs web | Cookie preferensi tampilan tersimpan sampai Anda menghapusnya. Cookie sesi staf berakhir saat keluar akun. |
Setelah masa simpan berakhir, data dihapus dari sistem aktif kami. Cadangan data, jika ada, tertimpa sesuai siklus normalnya.
9. Cara kami melindunginya
- Seluruh lalu lintas antara Meta dan server kami melewati HTTPS.
- Setiap notifikasi pesan dari Meta diverifikasi secara kriptografis sebelum kami terima, sehingga pihak ketiga tidak dapat menyisipkan pesan palsu ke sistem kami.
- Kredensial API disimpan sebagai variabel lingkungan di sisi server dan tidak pernah dikirim ke peramban.
- Akses ke dasbor staf memerlukan autentikasi, dan API internal kami memerlukan kunci rahasia terpisah.
- Akses ke catatan percakapan dibatasi hanya untuk staf yang membutuhkan.
Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi yang berisiko bagi Anda, kami akan memberitahukan Anda dan lembaga berwenang dalam waktu 3x24 jam sebagaimana diatur Pasal 46 UU PDP.
10. Hak Anda
Berdasarkan Pasal 5 sampai Pasal 15 UU PDP, Anda berhak untuk:
- Mengetahui data apa yang kami simpan tentang Anda dan memperoleh salinannya.
- Memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
- Menghapus data Anda, kecuali catatan yang wajib kami simpan menurut hukum.
- Menarik persetujuan sewaktu-waktu, tanpa memengaruhi pemrosesan yang sudah terjadi sebelumnya.
- Mengajukan keberatan atas pemrosesan, dan meminta penundaan pemrosesan selama sengketa berlangsung.
- Menerima data Anda dalam format yang lazim digunakan.
- Mengajukan pengaduan kepada lembaga berwenang.
Untuk menggunakan hak tersebut, kirim email ke [PRIVACY EMAIL] atau pesan WhatsApp ke [WHATSAPP NUMBER]. Kami mungkin perlu memastikan bahwa Anda pemilik nomor tersebut sebelum memprosesnya. Kami menjawab dalam waktu 14 hari.
Jika Anda tidak puas dengan tanggapan kami, Anda dapat mengadu kepada Kementerian Komunikasi dan Digital Republik Indonesia (Komdigi).
11. Cara berhenti menerima pesan
Anda sepenuhnya mengendalikan apakah kami boleh mengirim pesan kepada Anda.
- Balas BERHENTI atau STOP kapan saja, dan kami akan berhenti mengirim pesan yang tidak esensial.
- Anda dapat memblokir atau melaporkan nomor kami langsung di dalam WhatsApp.
- Anda dapat keluar dari grup WhatsApp yang kami undang kapan saja.
- Kebijakan WhatsApp sendiri sudah melarang kami mengirim pesan di luar jendela 24 jam kecuali Anda menghubungi kami lebih dulu atau sebelumnya menerima template pesan.
12. Menghapus data Anda
Anda dapat meminta kami menghapus riwayat percakapan dan catatan kontak Anda kapan saja. Petunjuk lengkap langkah demi langkah, termasuk apa yang dapat dan tidak dapat kami hapus, tersedia di halaman penghapusan data.
13. Anak
Layanan kami tidak ditujukan untuk anak. WhatsApp mensyaratkan pengguna berusia minimal 13 tahun, dan menurut Pasal 25 UU PDP pemrosesan data anak memerlukan persetujuan orang tua atau wali. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak. Jika Anda meyakini seorang anak telah mengirimkan data pribadi kepada kami, hubungi kami dan akan kami hapus.
14. Perubahan kebijakan
Kami dapat memperbarui kebijakan ini seiring perubahan layanan. Tanggal berlaku di bagian atas halaman selalu menunjukkan versi terkini. Jika suatu perubahan berdampak material terhadap hak Anda, kami akan memberitahukannya sebelum berlaku, melalui nomor WhatsApp yang Anda gunakan atau melalui pengumuman di situs ini.
15. Hubungi kami
Pertanyaan, permintaan, atau pengaduan mengenai kebijakan ini dapat dikirim ke [PRIVACY EMAIL], atau melalui surat ke [REGISTERED LEGAL NAME], [FULL BUSINESS ADDRESS].